ISO 30401

Система управления знаниями ISO 30401:2018

ISO 30401 — это международный стандарт, который помогает компаниям системно работать с корпоративными знаниями: сохранять, обновлять и эффективно использовать опыт сотрудников, документы и процессы.

🔍 Что такое «управление знаниями»?

Это не просто база данных или вики. Речь о системе, которая:

Сохраняет знания (например, инструкции, лучшие практики, уроки из ошибок).
Распространяет их среди сотрудников (обучение, поиск информации).
Защищает от потери (если эксперт уволился, его опыт остаётся в компании).

Пример:

В IT-компании разработчики пишут в базу знаний разборы ошибок, чтобы новые сотрудники не наступали на те же грабли.
В банке регламенты по проверке клиентов хранятся в единой системе, а не в личных файлах менеджеров.

📜 Основные принципы ISO 30401

1. Знания = актив компании

Как финансы или оборудование, знания нужно учитывать, защищать и развивать.

2. Культура обмена

Стандарт требует создать среду, где сотрудники:

Доверяют системе (а не прячут информацию «в стол»).
Вовлечены (например, поощряются за добавление полезных материалов).

3. Интеграция с бизнес-процессами

База знаний — не «склад старых файлов», а инструмент для ежедневной работы. Например:

Внедрение новых сотрудников (онбординг через базу знаний).
Быстрый доступ к шаблонам документов.

4. Технологии + Люди

Платформы: MediaWiki, Confluence, SharePoint и др.
Правила: кто и как обновляет контент, как проверяется актуальность.

5. Постоянное улучшение

Аудит: раз в год проверять, какие знания устарели.
Метрики: сколько сотрудников используют систему, сколько времени экономят.

🛠️ Как внедрить ISO 30401?

Определите цели:
- Зачем вам база знаний? (Например: «Сократить время обучения новичков на 30%»).
Выберите инструменты:
- MediaWiki для IT-команд, SharePoint для корпораций.
Назначьте ответственных:
- Куратор базы, модераторы контента.
Запустите пилот:
- Начните с одного отдела (например, техподдержки).
Масштабируйте:
- Подключите другие отделы, добавьте интеграции (например, с CRM).

💡 Примеры из жизни

После ухода эксперта его наработки остались в базе знаний — новый сотрудник разобрался за неделю вместо месяца.
Отдел продаж сократил количество ошибок в договорах, потому что все используют актуальные шаблоны из базы.

❓ Чем НЕ является ISO 30401?

✖ Не жёсткая инструкция. Стандарт не диктует, какую именно платформу выбрать или как назвать разделы.
✖ Не разовое действие. Это процесс, который нужно поддерживать.

Вывод

ISO 30401 — это «дорожная карта» для создания живой базы знаний, которая реально помогает бизнесу. Если коротко:

«Не позволяйте знаниям утекать вместе с людьми — систематизируйте их».

Хотите внедрить стандарт? Начните с аудита текущих знаний в компании и выберите подходящий инструмент с правильными настройками.